Belgelerin birleştirilmesi ve standardizasyonu. Belgelerin standardizasyon ve standartlaştırma işlenmesi

Bilimsel ve teknolojik ilerleme ve birçok mülkiyet biçiminin ortaya çıkması ticari, ekonomik ve sosyo-kültürel bağların genişlemesine yol açtı. Toplumdaki keskin şekilde yoğunlaşan süreçler, yönetim bağlantılarının tam olarak ifası için gerekli olan bilgi akışlarının hacmindeki büyümeyi etkiledi.

Dokümanların birleştirilmesi nedir?

Kapsam ve alan ne olursa olsun: devlet faaliyeti veya sanayi, eğitim veya sağlık - belgelerin elle birleştirilmesi ve standardizasyonu aşamalı olarak kademeli olarak geriledi. Geçen yüzyılın başından bu yana, sistematizasyonundaki verilerin işlenmesi kademeli olarak manuelten mekanize hale getirildi ve daha sonra otomatikleştirildi.

Böylece belge yönetiminin rasyonalizasyonu gerçekleştirildi. Bu aşamada "belgelerin standardizasyonu ve standardizasyonu" kavramı doğdu. Bununla birlikte, belge yönetimi ve veri işlemenin tüm aşamalarında aynı sorun ortaya çıktı. Otomasyona kaos getirmek olanaksızdır, çünkü bu işlemin öncesinde belgelerin birleştirilmesi ve standardizasyonu yapılmalıdır. Diğer bir deyişle, yalnızca kağıtları düzenleyerek, işleme ve kullanma işlemlerine devam edebilirsiniz.

Birleşmenin hedefleri ve görevleri

Resmi idari, ekonomik ve diğer faaliyetlerin optimizasyonunda temel anlar, belgelerin birleştirilmesi ve standartlaştırılmasıdır. Kısacası, bu kavramı, iş akışını ortak bir tek biçime, tek biçimli bir sisteme getirme şeklinde olabilir. Bu işlem, herhangi bir belgenin doğrudan derlenmesi üzerinde büyük bir etkiye sahiptir. Belgelerin standardizasyonu ve birleşmesi ilkeleri şunlardır:

1. Formların tekdüze şekillendirilmesi.
2. Aynı tür yönetim kararlarının kabulü sırasında ortaya çıkan verilerin işlenmesi için aynı şartların oluşturulması.
3. Malzemelerin derlenmesi ve tasarımı için çeşitli doğa maliyetlerinde belirgin azalma.
4. Endüstriden ve faaliyetlerden bağımsız olarak birçok üniforma veritabanının uyumluluğu.

Birleştirilmiş doküman dolaşımının işlevleri

Sonuçta, bir kuruluşun, girişimin veya ülkenin yönetim ve yönetimindeki herhangi bir etkinliğin, her bir öğesi bir veya başka bir işlev haline gelen bir sistem olduğunu anlamak değerlidir. Bunların arasında ortak (veya tipik) - herhangi bir kurumun faaliyetlerine özgü olanlar var: organizasyonel, idari, yürütme, planlama, muhasebe vb. Bu arada, bireysel örgütlerin faaliyetleri belirli işlevlere sahiptir. Örneğin, eğitim faaliyetlerinin uygulanmasına dayanan görevler ve hedefler yalnızca bu alanın konularının karakteristikleridir.

Belge sistemi nedir

Yönetim belgelerinin birleştirilmesi ve standardizasyonu, aşağıdakilerle olan ilişkileri temelinde oluşturulmuş bir malzeme sistemidir:

• Ortaya çıkma belirtileri;
• hedef;
• sanayi;
• tip;
• Derleme için şartlar.

Birleştirilmiş sistemdeki belgeler nedir?

Sistem dokümantasyonu genel amaçlı ve endüstriye özel olabilir. Birinci tip gelince, burada soru olmamalı. Şube sistemleri, kuruluşun veya organizasyonun faaliyet alanının spesifikliğini yansıtan doküman dolaşımını gerçekleştirir. Örneğin, gümrük belgelerinin standardizasyonu ve birleştirilmesi, ihraç edilen ve ithal edilen malların devlet sınırını kontrol etme ve devretme prosedürlerini düzenleyen materyaller içerecektir.

Malzemeler ve her iki sistemin belgelerinin - işlevsel ve sektörel - birbiriyle nasıl ilişkili birçok faktöre bağlıdır. Özellikle, önemleri bir organizasyonun faaliyetinin doğası gereği önceden belirlenmiştir. Buna ek olarak, yönetim belgelerinin birleştirilmesi ve standartlaştırılması, her zaman örgütsel, idari veya idari faaliyetlerle ilgili hükümlerin oluşturulmasını ima etmez. Bu arada, devlet organları, işletmeler, birimler ve yetkililerin çalışmalarının yönetimi, yönetimi, etkileşimi ve düzenlenmesinin temel anlarını içeren örgütsel ve idari planın dokümantasyonu, sektörel ve işlevsel yapılara dayanmaktadır.

Birleşmenin ve standartlaşmanın temel aşamaları

Standartlaştırma ve dış ticaret belgelerinin bir araya getirilmesi ile ilgili sorunlar, genellikle, bu tür sistemler için yasal bir hizmet olarak hizmet eden bir dizi örgütsel ve idari belgelerin geç tahsisi nedeniyle ortaya çıkar. Bir ticaret girişiminin belge dolaşımında zamanında birleşmeyi sağlamak ima eder:

1. Üniforma belgesel formları çerçevesinde uygun bir terminoloji oluşturulur.
2. Bir belge sistemi oluşturmak için genel model, bir model olarak alınan bir formun kullanımına dayanır.
3. Belgelerin sözdizimsel yapım kurallarına özel bir dikkat gösterilmektedir.

Bundan önce, birincil belgelerin standardizasyonu ve standardizasyonu, materyallerin oluşturulma, dolum, işleme ve tasarrufun tüm aşamalarındaki tüm gereksinimlerini dikkate alarak gerçekleşti. Bir kişinin psikofizyolojik yetenekleri ve makine-teknik cihaz parametreleri hesaba katılmıştır.

Standartlar oluşturma özellikleri

Birleşim sürecinin sonucunun, en sık kullanılan şablonların tek bir yasal biçime indirgenmesi olduğuna dikkat edilmelidir. Hizmetler, ürünler ve iş için geliştirilen standartların açıklaması federal yasama düzeyindedir. Bu davada "belgelerin birleştirilmesi ve standartlaştırılması" kavramı, normların sabitlenmesine ilişkin devlet faaliyeti ve gönüllü tekrarlanan başvurunun özelliklerine göre belirlenir.

Standartlar oluşturma görevi, üretim alanındaki düzenin sağlanması ve ürün, hizmet veya işlerin rekabetçi niteliklerinin artırılmasıdır. Dış ticaret belgelerinin standardizasyonu ve birleştirilmesi de, bilgi ve teknik uyumluluğun sağlanmasını amaçlamaktadır.

Dış ticaret belgelerinin birleştirilmesi ile ilgili sorunlar

Buna ek olarak, "standart" terimi sadece normatif bir içerik belgesi anlamına gelmez. Yasa açıkça zorunlu olmayan gönüllü başvuru mekanizmasını belirtir. Devlet standartları hızla ulusal standartlarla değiştirildi. Kardinal değişiklikler ortaya çıktıktan sonra, sadece dış ticaret belgelerinin standardizasyonu ve birleşmesi ile ilgili sorunlar aynı kaldı.

İhraç edilen ürünler için eşlik eden belgelerin derlenmesi sürecini düzenleyen devlet standartları konusu bugüne kadar özellikle önem taşımaktadır. 01.07.2003 tarihli ve "Teknik Düzenlemeye İlişkin" Federal Kanun ile kabul edilen birleştirilmiş sistem uyarınca, bu belgedeki hükümler belge yönetiminin birleştirilmiş gereklerine tam olarak uymuyor ancak günümüzde yaygın olarak kullanılmaya devam ediyor.

Birleştirme ve standardizasyon sürecinde Devlet Standardının Rolü

Belgelerin birleştirilmesi ve standardizasyonu - Rusya Devlet Standartının yolu. Teknik, ekonomik ve sosyal alandaki tüm Rus sınıflandırıcıları, devlet kayıtlarını geçtikten hemen sonra yasal bir güç kazanırlar. Ayrı fiillerde yer alan tüm şartların uygulanması üzerindeki kontrol, Rusya Devlet Standartları ve devlet tarafından yetkili organlarca yetkilendirilen diğer organlar tarafından yürütülür.

Belgelerin standartlaştırılması ve standartlaştırılmasının başlıca yönergeleri, üniform örneklerin, şablonların ve formların oluşturulmasıdır. Bunlar, belgelerin hazırlanmasında, belirli mal türleri ve birleştirilmiş dokümantasyon sistemleri için standartlar için gereken standartlar olabilir. İkincisi, kurulan ortak kurallara ve taleplere göre yaratılmış bir materyal sistemidir. Birleştirilmiş dokümantasyon sistemi, kural olarak, belirli bir etki alanında idari işlevleri yerine getirmek için gerekli bilgileri içerir.

Rusya'da temel birleştirilmiş ve standartlaştırılmış sistemler

Bugüne kadar birleşik sistemler arasında şunlar bulunmaktadır:

• Örgütsel ve idari nitelikteki belgelere ilişkin yapı;
• Bir bankacılık kurumundaki iş akışını kontrol eden bir sistem;
• Muhasebe dokümanlarının birleştirilmesi ve standardizasyonu ile kamu kurumlarında muhasebe ve mali kayıtlar;
• İstatistiki belge alanı;
• İşçilik konularını düzenleyen dokümantasyon sistemi;
• Dış ticaret için birleştirilmiş belgeler.

Buna göre, yukarıdaki sistemlerin her birine, belirli bir faaliyet alanındaki işleyişi koordine eden merkezi kurumlar tarafından geliştirilen kendi devlet standardı eşlik eder. Örneğin, Rusya'daki Maliye Bakanlığı, muhasebe ve bankacılık belgeleri için formlar oluşturmaktan sorumludur. Buna karşılık Rosarkhiv, örgütsel ve idari belgelerin şablonlarını tanımlar. Aynı makamlar belgelerin gereklerini onaylıyor . Birleşmeleri ve standartlaştırmaları, belirli bir endüstride kullanılmak üzere formların oluşturulmasını içerir.

Standardizasyon sürecinde belgelerin gerekleri ve biçimleri

Belgenin gerekliliği zorunlu unsur olarak kabul edilmekte ve bu olmadan resmi kayıt prosedürünü, materyalin kaydını yapmak mümkün değildir. Gereklilikler arasında imza, damga, damga, tarih, metin vb. Yer alır. Doğal olarak, her resmi belge türü için ayrı bir takım koşullar kullanılır. Aynı zamanda, sistemlerin her birinde birlikler için bir örnek belge formu oluşturarak birleştirme gerçekleştirilir. Buna dayanarak, belirli bir veritabanında yer alan tüm belgelerin en uygun şartları geliştirildi.

Daha önce de belirtildiği gibi, form, belgenin şablon biçimidir. Belirli bir uygulama alanına belgeyi çizme modelinin biçimi, alan boyutları ve girintilerin boyutları, yapısal bir ızgaranın oluşturulması özellikleri ve ana gereklilikler dikkate alınmaktadır.

Örgütsel ve idari belgelerin birleştirilmesi ve standartlaştırılması, herhangi bir kurum, kuruluş, endüstriyel ve imalat işletmesinin faaliyetlerinde formların basitleştirilmiş kullanımını kolaylaştırır. Örgütsel ve idari belgelerin birleştirilmesi ve standartlaştırılması uygulamasını düzenleyen GOST'ler aşağıdakiler için geçerlidir:

• Yönetmelik;
• Siparişler ve siparişler;
• çözeltiler;
• protokolleri;
• hareket eder;
• harfler.

Mektuplar yönetimsel ve organizasyonel konuların kararlarını düzeltir; Faaliyetlerin yönetimi, koordinasyonu ve sağlanması:

• Rusya Federasyonu kurucu kurumlarının devlet yetkilileri (özneler listesi, yasaları, Rus ile birlikte ulusal dili oluşturan özerk bölge ve cumhuriyeleri içerir);
• İşletme ve dernekler, mülkiyet biçimi ve örgütsel ve yasal faaliyetleri ne olursa olsun.

GOST, gereklerin kompozisyonunu değil, kayıt işlemlerinin yanı sıra Rusya Federasyonu Devlet Amblemi ve konuların silahlarıyla formların üretimi, muhasebesi, uygulanması ve kaydedilmesini de şart koşar. GOST uygulaması, şartların şematik bir gösterimi.