Örgütler arasında elektronik belgeler: nasıl çalışır?

Elektronik belge yönetimi (EDM) - Sanal imzalarla elektronik belgelerin kullanımına dayalı bilgileri paylaşmak için hızlı bir yoldur. O çoktan operasyonel iş için etkili bir araç olarak dünyanın gelişmiş ülkelerinde kabul edilmiştir.

kalp

örgütler arasında elektronik belgeler - oluştururken, işleme, yönetim, transferi, edinimi, bakım, kullanım ve belgelerin imhası süreçlerin bir dizi. Bütün bu süreçler belgelerin alındığı bütünlüğü ve onayı kontrol ettikten sonra yapılmaktadır.

Tüzel kişiler arasındaki Evrak Kuralları tarafların anlaşması suretiyle gerçekleştirilir. bilgi alışverişi elektronik ortamda saklanan telekomünikasyon tesisleri vasıtasıyla, ve belgeler ile gerçekleştirilir. muhasebe bilgilerinin Raf ömrü yasama düzeyinde ayarlanır olanı aşmamalıdır.

Organizasyonlar katılımcıların imzalarla birbirlerine resmi ve gayri belgeler ile iletişim kurabilir. iş sektöründe bu içerebilir: vb faturalar, anlaşmalar, faturalar, sözleşmeler, anlaşmalar, siparişler, bildirimleri, vekâletname, Bilgi metin, tablo ve grafik dosyaları şeklinde aktarılabilir.

EDI getirilmesi amacı

EDI tanıtımı için bir önkoşul olabilir:

• Rutin işin azalma;
• belgelerin kaybının azaltılması;
• belgelerle "Şeffaf" iş;
• Performans disiplin arttırmak - belgelerin açıklanmasını belirli bir süre içinde, vs ...

aşağıdaki gibi nicel hedefler arasında tanımlanabilir:

• süresini azaltma belgeyi 10 kez işlemek için.
• yarısında ofis giderlerinin azaltılması.

örgütler arasında elektronik belgeler: nasıl çalıştığını

iç hukukuna uygun olarak, kurumlar arasında elektronik belge her iki tarafın rızası ile yapılır. veri değişimi için, tüm katılımcıların operatörün ekipmana bağlantılı olduğunu gereklidir. Daha sonra, kullanıcı karşı tarafların listesine eklemek için bir istek göndermesi gerekir. Onay sistemi katılımcıları iletişim kurabilir sonra.

EDI modülü aşağıdaki işlevleri gerçekleştirmek için sahip olacaktır:

• veri alışverişi için counterparties davet edin.
• Bir adres defteri oluşturun.
• Böyle 1C muhasebe yazılımları ile entegrasyon.
• Sign ve belgeleri şifrelemek.
• Yapı yazışmalar.
• Harflerin durumunu izleyin.

örgütler arasında elektronik belge sertifikaları kullanan taşıdı. Bir sunucu ve kimlik doğrulama bağlanma kişisel dijital sertifika yoluyla gerçekleştirilir. Elektronik imza korumalı elektronik ortamda ve Token PIN kodu saklanan, sistemin her bir kullanıcıya verilir. kullanıcı kişisel ofisine kendi giriş şifresini girmelidir. Ancak bundan sonra onların belgelere erişim alacak.

değişimi için bir işlemi başlatabilir sisteme bağlı organizasyon her üyesi. Eğer başka bir tarafa bir belge göndermeden önce, elektronik imza ile imzalanmış olmalıdır. Bu işlem "Kripto" programı vasıtasıyla gerçekleştirilir. Belge EDI ile gönderilir. yüklenici çalışanı yeni belgenin bildirim alır. o kabul ederse, o da EDS koyar. Belgede değişiklik yapmak istiyorsanız, onun yeni elektronik sürümünü oluşturur. düzenleme tamamlandıktan sonra elektronik imza kullanarak herhangi değişiklikleri kaydetmek istiyor. Belge daha sonra karşı yapılan değişikliklerle gönderilir. Gerektiğinde elektronik eşleştirme bilgilerini yapmak.

Eğer bir kez daha değişiklik yapmak istiyorsanız, o zaman tüm prosedür tekrarlanır. Yeni sürüme iddialar mevcut değilse, belge saygı duyulur. Nihai numune iki elektronik imza ile imzalanması kabul edilir. Ce belgesine versiyonları sunucuda depolanan ve görüntüleme için kullanılabilir. Numune akımının statüsüne sonra, belge çalışmaz değiştirme. Sinirli sözleşmeler durumunu "İptal" verilir. İşte örgütleri arasında elektronik belgelerin yapmak nasıl.

ekipman

Ne örgütler arasında elektronik belgeler için gereklidir? Öncelikle, bir servis sağlayıcı seçmek gerekir ve bilgi alışverişi için özel bir yazılım yükleyin. İkinci olarak, organizasyon e-posta yürütmek niyetinde olan her karşı taraf ile, imzalamanız gereken "elektronik belgelerin borsasında Anlaşması".

Tüm belgeleri saklamak için üzerine EDI sunucusu kurmak gereklidir. Müşteri ekipmanları ve "bulut" depolama olarak olabilir. ekipmanın organizasyonu yüklü uygulaması aracılığıyla sistem dışında alınan verilere erişim. sunucu ile bilgisayar etkileşimi yalnızca uygulamanın arayüz üzerinden ve kimlik doğrulama geçtikten sonra yapılır isteğe bağlı SSL şifreleme ile HTTP üzerinden belgelere 128. Erişim yapılır.

EDC projesi

süreç otomasyonu projesi birkaç yıl birkaç ay sürebilir. Terim doğrudan otomasyon, kaynak ve organizasyon mali kapasiteye ihtiyaç süreçlerin sayısına bağlıdır. aşağıdaki gibi EDC uygulanması KISA devresi:

• bir çalışma grubu oluşturulması.
• gol, son tarihler ve bütçe oluşumu.
• Mevcut süreçlerin çalışma.
• Bir işi geliştirin.
• Vyrob EDI sistemi.
• SED uygulanması konusunda anlaşmasının imzalanması.
• yönetmeliğin kabulü.
• Sistem dizinleri Dolum.
• Personel eğitimi.
• Ön testler yürütülmesi.
• SED düzenin uygulanmasına ilişkin yayın.
• Yazılım ve çalışma kurallarının daha da geliştirilmesi.
• pilot projenin başlatılması.
• EDI tam ölçekli geçişi.

EDI uygulama hatasının

Belgelerin otomasyon sürecinde hukuk kağıt taşıyıcı varlığını gerektiren süreçlerin özel önem verilmelidir. Yinelenen kağıt belgeler elektronik imkansızdır. Bu önemli ölçüde işin sürecini yavaşlatır ve tüm süreç içinde otomasyon yönelik olumsuz bir tavrı neden olur. kimse ödeyen bir ikili çalışmanın uygulanması için.

Yeni uygulama yönetmelikleri sürecinde belgeler, tren personeli ile çalışmak için geliştirilmelidir ve ancak o zaman tam olarak uygulanması meşgul. çalışanlara yeni teknolojileri kullanmanın yararlarını iletmek için Bu sadece elde edilebilir.

Bir diğer popüler hata - SED şartlara kötü çalışma. Kullanıcıların yapılandırılmamış sistemini çalışmak zorunda, o zaman süreç EDI organizasyonunda kabul edilen farklıdır.

artıları ve eksileri: örgütler arasında elektronik belgeler

avantajları:

• Azaltma posta masrafları orjinal belgeleri iletmek.
• belgelerin depolanması için yerden tasarruf edin. Her şey elektronik ortamda saklanır.
• Kullanımı kolay. Belgenin gönderilmesi tek bir yerden yapılır. duruma göre taşınan bir belgenin bir hızlı arama (gönderilen r. D. tarafından alınan ve kabul edilen).
• Anında teslimat. Tüm bilgiler birkaç saniye içinde alıcıya gönderilir.
• Belge sisteminde depolanması bitiminden kadar kayıp edilemez.

dezavantajları:

• Ürünü kullanmak için masraf bir lisans satın almanız gerekir.
• sadece aynı sistemin katılımcıları arasında sık sık iletişim kurun.
• örgütler arasında elektronik belgelerin 1C veya başka herhangi bir yazılım kullanarak önceden kullanılan şema farklıdır. Yeni algoritma girmesiyle birlikte tüm çalışanlar işlerinin yürütülmesi hakkında sorularım var.
• Teknik donanım. EDI organizasyonun tanıtımı ekipman satın alınması ve yeni bir sistem yönetmek için personel hazırlamak gerekiyor önce.
• EDM elektronik imza kullanılarak gerçekleştirilir, geçerliliği olan 1 yıldır. Monitör ve derhal sertifikalarını güncellemek için gereklidir. Vergi ile sorunları önlemek için, müteahhitler sertifikaların hareketlerini kontrol etmek için gereklidir.

yasal düzenleme

normatif Ne eylemleri örgütler arasında elektronik belge düzenlenir? Rus mevzuat Maliye Bakanlığı sayısına MMV-7-2 / 168 sırasına göre kayıtlı elektronik imza günü Federal Yasası №63 «", Federal Vergi Servisi belgelerin kuralları içerir. Organizasyonlar Finans № 50N temelinde siparişler arasında EDI. Federal Vergi Servisi Sipariş numarası MMV-7-6 / 36 @ öngörülen elektronik formatta birincil muhasebe belgeleri değişimi şartları. EDM süreç faaliyetlerinde Tüm operatörler Federal Vergi Servisi Emri göre yönlendirilmelidir MMV-7-6 / 253 № @.

"VLSI"

"VLSI" örgütleri arasındaki elektronik belgeler aşağıdaki avantajları müşterilerine veriyor:

• Rusya Federasyonu topraklarında kayıtlı olan kuruluşlara belgeleri gönderebilir. Karşı taraf "VLSI" sistemine taraf değilse, çalışanın sadece örgütün temsilcisi ile temasa ve sisteme katılma daveti e-posta gönderilmesine neden olur. Hemen onay alındıktan sonra katılımcılar arasında bilgi alışverişi aracı olmadan yapılacaktır.
• Bir bilgisayarda yazılımı yükleyin gerekli değildir. Tarayıcınızın ve İnternet erişimi güncel sürümüne sahip yeter.
• özel bir program gerekmez verilerle çalışmak için. Raporda, başlangıçta böyle 1C gibi üçüncü taraf yazılım, hazırlandı, "VLSI" sistemi ile entegrasyonunu yapılandırmak mümkündür.
• Belgenin standart form ayarlı değil. Çok metin, tablo dosyaları, görüntü ve gönderebilir. D.

SKB "Kontur"

Rusya'da ilk yazılım geliştiricilerin biri de malzeme tedariki, örgütler arasında aracılığıyla elektronik belgeler ile uğraşmaktadır. "Kontur" DiaDoc bir sistem geliştirdi hangi elektronik belgelerin değişimi ile. Sistemin bir özelliği verilerine erişim yurtdışında iken elde edilebilir olmasıdır. Bu amaçla şirket dolaşım tarifelerinde geliştirmiştir. API üzerinden Arzu edildiği takdirde, mono- erişim verileri.

Ne istiyorsun?

EDI bağlamak için şirketlerin satın almanız gerekir:

• Lisanslı yazılım;
• sunucu;
• donanım yükseltme;
• tren personeli;
• özelleştirmek ve dahili uygulamalar ile kullanım için ECM entegre.

Bu tür yatırımlar örgüt arasındaki elektronik belge bağlamak için uygulaması gereken? SED teknik destek danışmanlık maliyeti ve yazılım güncellemelerinde dahil - yatırımın ikinci aşaması. Bu maliyetler aylık ödemek zorunda kalacak.

Sonuç

değiştirmek için kağıt tabanlı e-posta geldiğinde. Bu süreçleri yürütmek için örgütün maliyetini azaltır, aynı zamanda bir bütün olarak iş verimini arttırmaktadır. EDI başarıyla işleyen için, açıkça doğru ekipman ayarlamak için hedefleri ve sistemin uygulanmasını formüle etmek gerekir.