Dosyalama belgeleri. Nasıl belgeleri dosya?

Belgeleri katılmadan önce doküman ve kayıt yönetimi konularını ilgilendiren gerekli talimatların sayıda en kapsamlı tanıdık gerektiriyordu. Bu normlar - karmaşıktır ve çeşitli küçük detayları ve nüansları çok sayıda içerir. Nasıl belgeler köşe dikiş kenarına? Yani bir liste ekli içeriyor? Ben muhasebe belgeleri termoperepletnoy makinesini dikmek miyim? Acemi büro çalışanı başını ezmek için bir şey var.

Pushover?

İlk bakışta, davanın tescil prosedürü ve oldukça basit arşiv şeklinde koyarak, ancak uygulama tam tersini göstermektedir. ofis kurumun kurallardan herhangi ihlali durumunda ticaret-kağıdını kabul reddediyorum ve yeniden işe başlamak zorunda kalacaktır. Böyle bir durum hayatınızda meydana gelmişse, makalemizi okuyun - Biz bu sorunu çözmek için çalışacağız.

Neden dikilir belgeler? Bu prosedür düzenlenir altında herhangi düzenlemeler var mı? Evet, ve çoktur. Biz Aralık 2009, Devlet Arşivi sırasına göre onaylanmış vaka yönetimi konusunda metodolojik önerileri hakkında öncelikle söz ediyoruz. İkinci Buna karşılık - GOST 51141 tarihinde, iş ve ofis yönetimi ve gerekli tüm tanımları ve terimleri içeren arşiv adanmış. Buna ek olarak, bu çapraz bağlanmış belgelerine göre, diğer yasal Normlar vardır.

kapağında ile başlayalım

kapağı ile sadece - Tiyatro bir askı, sonra bizim prosedür ile başlıyorsa. Ve bir karton "kabuk" seçimi - belgenin "ambalaj" sürecinin ilk görevlerinden biridir. İlk bakışta, birçok varolan çeşitleri arasında bir fark bulamazsınız. Ama daha yakından bakarak, kapak standart, standart dışı, ve uzun süreli depolama için kullanılan anlıyoruz.

Çoğu zaman standart bir kapak formatını 229h324 mm karşılayabilir. Bu örnek boyutu sayfaları zımbalanmış tüm durumlarda uygulanır. nedense belge oldukça spesifik ve görünüm parametresi varsa, standart olmayan bir varyasyon kapağı gerektirir. Zihin hangi belgelerin 25 yıl veya daha fazla saklanmasıdır ilgilidir son gidin.

Yasaya göre, bu tür kapaklar nedeniyle önemli bir çalışma hayata katı karton sadece yapılır. Ölçüleri doğru belge türü ve ciddi bir zaman döneminden sonra kullanım için uygunluğu korumak için alınmalıdır. Devlet Arşivleri teslim edilecek belgeler, bu asit içermeyen karton gibi bir malzemeden yapılmış bir kapak saklanır.

en yaprak sayısı hakkında konuşalım

Eğer dosya önce gerekli olan her biri doğru belgeler ipler, doğru sırayla eklenecek. Daha sonra, geleneksel bir basit kalem tarafından gerçekleştirilen prosedür numaralandırma. Ana kural - Belge sayfaları yerine listeleri numaralandırılır. Sağ üst köşede her sayfaya yapıştırılmış Arapça rakam. Ayrıca, işaretler metin üzerinde "tarama" gerekmez. yaprakların sayısı ile geçerli değildir envanter belgeleri.

Ne incelikler numaralandırılması mevcut? gevşek yapraklı doküman sayısı ilk bir zarf tarafından numaralandırılan bir mektup ya da bazı tür eklerseniz, o zaman çevirmek - onun sayfalarında gömülü her. Gelen birimlerinin sayısı ise - 250'den fazla, birden çok birim bölmek için yapılmıştır. Ve bunların her biri kendi numaralandırma vardır.

İçinde arşiv iş belgeleri, örneğin, süreli yayın kendi ayrı sayfa numaralarını sahip olan mevcut olabilir. Ancak, arşivlerde yazışma üzerinden işlem, bunlar genel düzenini bozmadan, diğerleri arasında, tarafından numaralandırılan.

iç içe geçmiş bir liste büyük bir biçimi ise, genişletmeye karar verdi ve sağ üst köşedeki haneli. Bu metne ücretsiz erişim sağlanacaktır. bunların ayrılması olanaksızlığı fragmanları yapıştırılan tabakaların herhangi, bu paketin bütün olarak numaralandırılmıştır. Bu durumda, arkasında veya boş alan üzerinde yapıştırılmış parçaların her birinin bir envanterini, derleme emin olabilirsiniz. güvence yapıştırılan belgenin bir göstergesi yazılı veya adını gösteren toplam envanterine notlarda olmalıdır. Çoğu zaman bu yatırımlar serbest çekler, tablolar ya da resimler.

Hata düzeltmeleri ve dokümanların listesi

durumda operasyon sırasında bir değil çok ciddi bir hata izin verildiğinde yerine tekrar harfi atamasını kullanabilir yeniden numaralandırılması, tüm dizi (örneğin, tabaka çiftini atlanır). Bu durumda, diğer sayfalardaki numaralar değiştirilmez. Böyle hataların ortadan kaldırılması sadece arşiv personeli ile anlaşmaya bağlı olarak mümkündür. tespit brüt hata, belge yeniden numaralandırılmış olacaktır. Eski sayılar ise yavaşça mümkün olduğu kadar dışarı geçmeye ve yenilerini koymak. Bu durumda, yine iddiaya göre güvence yazıtın numaralandırma güncelleme.

envanter olmadan hiçbir arşivleme kabul edilmeyecektir var. Belgenin, çizim, açıklama tarihi ve yaprak seri numaralarını, notlar sayısını gösteren doğrudan bir masa ve (gerekirse) adını içerdiği bilgiler. sayılar şeklinde belgelerin sayısı hakkında tüm bilgileri tamamlanan çoğaltılamaz kelimeler, o zaman tüm ayrıntılar Adı Clerk tarafından imzalanır

belgeler parçacığı dosyaya nasıl

çapraz bağlama prosedürü parmaklarınızın ucunda tüm gerekli malzeme ve araçları temin etmelidir beri. kendi işlerini ek olarak dosyalama belgeler ve özel ipler için bir bız, iğne, karton gerekir. Geçen çorap gibi banka İplikler, şiddetli veya proshivnymi iplik L-210. Daha sık ofis ihtiyaçları için kullanılan son tür.

belge başlangıcı bir ataç ya da diğer metal nesnelere kaldırılır 'de, daha sonra durumda tabakalar düzgün temiz yığın vardır. boşluk alanında sol tarafında üç delikli iğne veya bız olup. Sol girinti yönelik en iyi boş alan ortasında yerleştirin yaklaşık bir mesafeyi bir buçuk santimetre yani. Bu gözlem önemlidir - Aksi belgelerin dosyalanması sonra okudukları zor olacaktır çünkü.

kolaylık için ipuçları

Delikler önemli sizin için düzgün kenarlara varsa, bir delik yumruk alır. Ama "çok sert" çok fazla kağıt hatırlıyorum. Tüm üç delik eşit bir yükseklikte yer alır ve yaklaşık 3 cm'lik bir mesafe ile birbirinden aralıklı olduğundan emin olun. Bunların ortalaması sayfanın ortasında düşmelidir.

kapak sayfası ve iş çöküşü zarar vermemek için sıklıkla ön ve arka yanıp sönen karton şeritler güçlendirmek yerleştirilmesi tavsiye edilmektedir. Sayesinde bu konu atlanır. büyüklüğü normal - 70 cm, ancak her durumda, istifin kalınlığına bağlıdır ..

deldi deliği 3 gibi

İşte bu algoritma dosyalama belgelerin içerikleri bulunmaktadır. İlk olarak, iğne ipliği ucunun geri kalan ile, deliklerin ortasından geçirilir. onun deliklerin üstündeki vdet izledi. Bunun bir sonucu olarak, yığının her iki ucu devir Dikilmiş tabakalarının üzerinde belirtilir. İğne deliği altındaki çekilir ve ön tarafta dize çizmek almaktadır. Sonra tekrar merkez deliğe iğne ihmal. Yani bizim iplik iki uç belgenin güçlü düğüm Arka tarafa monte edildikten sonra tüm gerekli delikler yoluyla çekildi. uçları yaklaşık 5 cm'lik bir uzunlukta muhafaza edilmiştir.

Doğrudan montaj güvence sözlerle bir kağıt yapıştırılmaktadır. biz onun üretiminin teknolojisi bakmak görebilirsiniz.

Belge dikilir ve 4 delikli edilebilir. Nasıl yapmalı? prosedür karmaşık değil. Dört delik, ortak bir eksen üzerinde düzenleme ile dikey olarak simetrik delinir. Daha sonra dikiş firmware iletken yukarıda tarif edildiği gibi bir düğüm atılarak birinci açıklığın arka tarafında arka iplik bırakılması. Firmware dayanıklılık ve güvenilirlik sağlamak için iki kez yinelenmiş edilmelidir.

güvence yazıt

numaralandırma ve firmware sonraki aşama - güvence yazıtın işimizin kaynağı. Bu nedir? metin ile bu etiket boyutu 4x6 cm "Yan yana dizilmiş ve çarşaf numaralı ..." (sayıları bir sayı ile gösterilir ve kelimeler edilir). Daha devletler çalışanın pozisyon, tarih ve kişisel imza belgelemek ediniz. Eğer sertifika mühür istiyorsanız, o da belirtmek gerekir. Düğüm bize bu durumda serbest kalmalıdır filament ipuçları bağladılar ait yazıt üzerine yapıştırılır. Tutkal kuruduktan İmza prosedürün sonunda oluşturmaktadır. Bu yayılmasını önlemek için yapılır. Baskı, (varsa) etiket kendisinde tabaka kısmına parçasını tutturmak.

Bir anlaşma dikişli sonra Ve sayılı imzalanmış ve mühürlenmiş Açılmamış, bu arşive gönderilebilir.

güvence yazıtın İçme ciddi ve özenli olmak zorunda. dokunulmazlık davanın delilleri belgelenmiş - Onun idi. onun bütünlüğünün ihlali durumunda ya belgelemek önyargı belki mahkemede yaptığı meydan kontrol organları kabul veya edilemez.

Ne ve neden diker

Bu nedeniyle arşivde dosyalama için veya muayene organlarına vergi daireleri, emeklilik fonu ve bu tür birçok hiçbirinde, tüm zımbalı belgeler zorunludur. Belgeleri yapıştırılmış veya zımba kullanılarak zımbalanmış geri alamaz. Zaten belirtildiği gibi, uygunsuzluk yargılamanın durumunda bunun sadece kabul etmeyecektir.

Bu tür prosedürler personel ve muhasebe ait konu öncelikle belgelerdir. Daha sonra yıl işlenmesini tamamlamış olanlar kuruluşun arşivinde saklanacaktır. özel arşiv kurumları önceki yasal saklama süresi ile dava iletir. Bu belgenin türüne bağlı olarak, kanunla belirlenir. Örneğin, en az 75 yıl noter kayıtları, kitaplar ve şahsi bilgilerin ekonomik hesabının belgeleri tutmak için gereklidir.

tasarım çizimleri raf ömrü çok daha küçüktür - sadece 20 yaşında. Fotoğraf belgeleri 5 yıl bakmak yaptı. arşiv kurumları Kamu ve özel işletmelerde durumunda tevdi edilecektir. Herhangi devlet dışı aktörlerin görev - Bu sözleşmenin Federal arşiv hizmeti ile sonuçlandırmak.

Doğru firmware belge iş tanımında dile bu yükümlülüğü sadece bir çalışan, sahip olduğu hatırlanmalıdır. düşük kaliteli bileşik belge durumunda özellikle değişiklikler veya bazı önemli sayfaların olmaması durumunda, bazı yaptırımlar sunuyor.

Bizim teknoloji Binder dönelim

Yukarıda tarif edilen çapraz bağlama yöntemleri yedekleme ve vergi denetimi her ikisi için de uygundur. 5 delikleri sık sık - Ama (10 yılda) uzun süre saklanan muhasebe belgelerinin dosyalama, özellikle güçlü olmalıdır. güvencesi yazıt sırayla, özel bir doku kağıt üzerine yapılan ünitenin altında bulunan açıkça görülebilir etiket ve belge bütünlüğü konusunda hiç şüphe yoktur.

Gerekirse ofis Delgeç geleneksel kırtasiye Delgeçler koşulları, daha sonra, (baskıda, örneğin), kağıt belgelerin geniş hacimli sorunu ise Sondaj makineleri veya bağlayıcı bir makine şeklinde profesyonel ekipman kullanın. Bu tür mekanizmalar, ciddi bir güce sahip ve ya elle çalıştırılan ve bir elektrikli tahrik ile donatılmış olabilir.

makine mekanizması

Bu sistemlerin veya makine temeli - yaylar kullanılarak klasik yöntemi. Bu tür bir ciltleme makinesi delinmesi için bir cihaz ile donatılmıştır. biriminin üst ve alt karton ya da plastik kapakları eklenmiş, ardından plastik şiş yay, belgenin bir başka mekanizma.

bağlama makinesinin avantajı, çok büyük belgeler bağlanması imkanı vardır. bloğun kalınlığı 500 sayfaya kadar olabilir. Ve ayrıca - silebilir veya sayfaları ve sayfaları daha önceden bağlanmış belge tamamlamak için yeteneği. dezavantajları oldukça ciddidir ve karmaşıklığı çok yüksek mukavemetli değildir.

dosyalama belgeler için ciltleme makinesi buna, kağıt bloklar daha sonra sıkıştırılır ve kilitlenir esnek yay çeliği, giyilir, sırasıyla, belirli bir aşamada ayarlanır ve deliklerin metal yaylar ile donatılmış ise. daha göze son şeklini ve plastik yay bağlanmasına kıyasla gelişmiş güvenilirlik - metal yaylar tertibatın avantajları. Ama aynı zamanda eklemek veya imkansız zarar vermeden sayfaları çıkarın.

yay ek olarak, diş kıvırmak plastik tarağına bağlanmanın prensibi ile çalışan aygıtlar vardır. Ayrıca masa takvimi, notebook ve günlükler bize tanıdık, spiral bağlayıcı yoktur. onları delik delme sonra (otomatik, 3-4 manuel döner diğer) spiral yara.

İlerleme hala durmazsa

termal bağlama nedir? Bu dosyalama çabuk olabilir belgeler ve bunların olmayan çıkarılabilir bağlantı için modern bir makinedir. termoperepletnyh makine ile malzemelerin çok sayıda tamamlamak, hem de bireysel kopya çeker. Bu varyant raporları, sözleşme ve promosyon malzemeleri özellikle uygun gönderilir.

termokoreshkov bağlayıcı kullanılarak bu tip makineyi Çalışma ve farklı renkleri ve boyutları olan termooblozhek. termooblozhka davayla belirli bir kalınlığa seçilen tabakaların sayısına bağlı olarak, daha sonra hep birlikte makinesine yerleştirilir. polimerik yapıştırıcının kapak uç hav tabakasının iç tarafında. Makine Polimer eritildi ve tüm tabakalar sıcak tabakada kapatılmış olan bir ısıtma elemanı ile sağlanır.