İş mektubu nasıl yazılır: kurallar ve tavsiyeler

Herhangi bir işin vazgeçilmez bir özelliği, ticari yazışmalardır. Her bir çalışanın çalışanları meslektaşları ve müşterileri ile tedarikçiler ve tüketicilerle iletişim kurar. Genel olarak, herhangi bir ofiste günlük rutin yazışmaya katılmayı zorunlu olarak içerir.

İşletmelerdeki ve kuruluşlardaki çalışanların günlük çoğunluğunun çok sayıda rapor gönderip almasına rağmen, oluşturulan normlara ve kurallara uymamaktadır. İş mektubu doğru ve doğru yazmak o kadar basit değil gibi görünüyor. Dünyada kullanılan ve belge dolaşımı ile ilgili bir takım gereksinimler ve şablonlar var. Bunlar, bir iş mektubu yazma kurallarını ve tasarımla ilgili ana noktaları içerir.

Dışarıdaki bir organizasyona veya komşu bir bölüme sadece bir meslektaşımıza bir mesaj yazarken, sıkı bir stile uyması gerekir (bunun için böyle bir kısıtlama bulunmayan dostça yazışmalar hariç). İşlemin tüm önemini veya test edilen ürünlerin heyecanını tanımlamak için bile duygusal sözcükler kullanmayın. İş mektubu açık, özlü ve yeterince kısıtlanmış olmalıdır.

Mesaj alıcıdan başlamalıdır. Üçüncü taraf bir organizasyonun bir çalışanı için tasarlanmışsa, adını, alıcının görevini ve tam adını mutlaka belirtmelisiniz. Belge şirkette kaldığında, baş harflerinin baş harflerinin olması yeterlidir (düzenlenen konumu ekleyebilirsiniz). Harici bir kuruluşa gönderilecek bir ticari mektup, bir antetli kağıt üzerine gönderilmelidir (elektronik olarak gönderilmesine veya kağıt şeklinde gönderilmesine bakılmaksızın). Elinizde yoksa, gönderenin şartlarını belgenin "üstbilgisinde" belirleyebilirsiniz.

Metni oluşturmaya başlamadan önce, onun yapısını düşünün, ana tezleri ve yazma amacını tanımlamalısınız. Bu durumda, yazma süreci çok daha basittir. Mektubu bitirmek için sadece gönderenin soyadını değil, aynı zamanda temsil ettiği teşebbüsün bulunduğu yeri ve konumu da gösteren imzanın ardından gelin.

Potansiyel bir müşteriye veya ortağa sonunda bir teklif gönderirken, işbirliği için şükran ve kesinlikle daha fazla ortak çalışma için umut belirtmelisiniz.

Ticari yazışmalarda kullanılan kurallara ek olarak, ayrıca öneriler de vardır. Örneğin, belirli bir kişiye gönderilen herhangi bir belge baş harfleri değil tam adla "saygın" kelimelerle başlatılmalıdır. Kısaltmaları harflerle yazmayın, örneğin "uv" yazın. Veya yazarın görev yerini kısa tutun.

En karmaşık uluslararası belge dolaşımı olarak görülüyor çünkü her eyalette bazı iletişim nüansları var ve yabancı ortaklarla karşılık vermenin gerekli olduğu dil her zaman mektup yazana açık değil, bu yüzden çevirmenlerin hizmetlerini kullanmam gerekiyor. Böyle bir uzmanın hizmetine başvurmadan önce, İngilizce'de bir iş mektubu yazmayı bilip bilmediğini veya banal harfli tercüme olup olmadığını açıklığa kavuşturmalıdır. Yabancı belge sirkülasyonunun kalıcı olarak sürdürülmesi planlanıyorsa, üzerinde bir iş mektubu oluşturmak için yabancı dili akıcı olan bir çalışanın çalıştırılması daha iyidir.

Genel olarak, belgenin nasıl düzenleneceği ve nasıl biçimlendirileceği, birçok açıdan görevin başarısı bağlıdır. Her durumda, iletişim kurarken iş görgü kurallarının önemini hafife almayın.